Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, scan, chụp và tạo lập các file dữ liệu hộ tịch dưới dạng file Excel từ các sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. Thông tin hộ tịch số hóa là các thông tin hộ tịch đã được đăng ký trước thời điểm địa phương triển khai, đưa vào sử dụng Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp.

Sau khi hoàn thành, các dữ liệu hộ tịch cũ sẽ được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và sẽ mang lại nhiều lợi ích, như: Khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay; bảo đảm lưu dữ an toàn các dữ liệu hộ tịch cũ được số hóa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, góp phần giảm thời gian giải quyết thủ tục hành chính. Mặt khác, giúp công chức làm công tác hộ tịch khắc phục cách làm thủ công trong hoạt động nghiệp vụ, thúc đấy nâng cao trình độ tin học của đội ngũ này.

Ngoài ra, xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Nhờ đó, người dân giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại...

Thực hiện chỉ đạo của Chính phủ về chuyển đổi số và cải cách hành chính, tỉnh Sơn La chính thức triển khai Tháng cao điểm hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch trên toàn địa bàn. Mục tiêu đặt ra là hoàn thiện việc nhập liệu, đồng bộ hóa và đảm bảo tính chính xác của thông tin hộ tịch trong hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia. Thời gian thực hiện bắt đầu từ ngày 1/3/2025 đến ngày 25/3/2025.

Trong thời gian cao điểm, các cơ quan chức năng tập trung huy động nguồn lực, đẩy nhanh tiến độ số hóa giấy tờ hộ tịch như khai sinh, khai tử, kết hôn, thay đổi cải chính hộ tịch... đảm bảo cập nhật đầy đủ vào hệ thống quản lý điện tử với tinh thần “rõ việc, rõ người, rõ thời gian, rõ kết quả, rõ trách nhiệm”. Xây dựng và tạo lập Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của tỉnh, góp phần tạo lập dữ liệu cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, bảo đảm áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.

Theo số liệu thống kê, toàn tỉnh còn hơn 285.000 dữ liệu hộ tịch chưa hoàn thành việc số hoá, số dữ liệu này thuộc giai đoạn trước năm 1998 và giai đoạn từ năm 2017 đến tháng 9 năm 2019. Với tầm quan trọng của công tác này, các địa phương trong tỉnh đang tập trung cao độ cho việc số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn, đảm bảo theo đúng kế hoạch của Bộ Tư pháp đề ra.

Sau khi hoàn thành việc cập nhật, các dữ liệu này sẽ được chuyển vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, đáp ứng tốt nhất yêu cầu đăng ký, quản lý hộ tịch theo Luật hộ tịch và giải quyết thủ tục hành chính trong đăng ký hộ tịch trực tuyến, có khả năng kết nối để cung cấp thông tin hộ tịch cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác có liên quan.