Những ngày cuối năm, có dịp đến Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, tận mắt chứng kiến công việc của các cán bộ, viên chức nơi đây không khỏi ngỡ ngàng trước khối lượng công việc mà họ đảm nhận. Mỗi người ngồi ở những vị trí khác nhau, làm việc trong phòng lạnh nhưng ai cũng bịt khẩu trang bởi những tài liệu thường có “tuổi đời” đã lâu, nên phải cẩn thận lật giở từng trang để kiểm tra, có biện pháp bảo quản, chỉnh lý cẩn trọng, nghiêm ngặt. Thời gian cứ chậm trôi theo từng trang, từng tập tài liệu dần được hoàn thành.

Dẫn chúng tôi thăm đơn vị, chị Khổng Thị Hữu, Phó Giám đốc phụ trách Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, giới thiệu: Hiện nay, kho lưu trữ của trung tâm đang bảo quản 57 phông lưu trữ, trên 2.200 mét giá tài liệu với gần 80.000 hồ sơ của các cơ quan, tổ chức từ năm 1962 đến nay. Đây là khối tư liệu quan trọng, phản ánh trung thực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của Sơn La qua nhiều thời kỳ. Những hồ sơ được đưa vào lưu trữ ở trung tâm thuộc loại tài liệu có giá trị lưu trữ vĩnh viễn. Mỗi năm, trung tâm tiếp nhận hàng trăm bộ tài liệu từ các đơn vị chuyển về để chỉnh lý, lưu trữ. Trong quá trình chỉnh lý, có rất nhiều hồ sơ phải làm vệ sinh, thực hiện việc bồi nền cho các tờ giấy có tình trạng không tốt. Do tính chất công việc yêu cầu tỉ mỉ, cẩn thận nên hầu hết nhân viên của trung tâm đều là nữ.

Gắn bó với công việc chỉnh lý tài liệu hơn 10 năm, chị Đinh Thị Hường, lưu trữ viên Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh, chia sẻ: Nhìn thì đơn giản nhưng để có một tập tài liệu ngăn nắp trên giá, nhân viên chỉnh lý đã phải làm từ công đoạn giao nhận, vận chuyển tài liệu, vệ sinh sơ bộ tài liệu, sau đó phân loại tài liệu, lập, chỉnh sửa, hoàn thiện, xác định giá trị tài liệu, cho đến các bước kiểm tra và chỉnh sửa biên mục, đánh số cho hồ sơ rồi chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá... Để chỉnh lý số lượng lớn tài liệu, mỗi người phụ trách từng công đoạn. Tài liệu chỉnh lý không tính theo số trang hay kilôgam mà tính bằng mét. Mỗi tập hồ sơ được sắp đặt cẩn thận không chỉ là tài liệu, mà còn là trách nhiệm; chỉ cần một sơ suất nhỏ, một cặp hồ sơ thất lạc, một trang giấy hư hỏng là cả một phần lịch sử có thể không bao giờ tìm lại được.

Nhiều tư liệu được Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận đã cũ, hư hỏng phải tu bổ, phục chế lại bằng phương pháp thủ công để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu. Đối với những tài liệu bị mục nát nghiêm trọng thì không phải ai cũng có thể tu bổ, phục chế được mà đòi hỏi phải là những người có kinh nghiệm lâu năm trong nghề trực tiếp làm. Chị Vũ Thị Hồng Nhung, lưu trữ viên, tâm sự: Khi gặp những tài liệu bị hư hỏng nghiêm trọng, các chị em đơn vị phải ngồi tỉ mỉ ghép nhặt từng mảnh giấy. Có khi mất vài ngày mới hoàn thiện được một tờ tài liệu. Có những tài liệu chỉ đơn giản là vài trang giấy đã ố vàng nhưng đối với những độc giả đến tra cứu tài liệu thì đó lại là minh chứng cho sự đóng góp của ông, cha mình trong các cuộc kháng chiến, hay một quãng đời công tác dài của các cá nhân, cũng có khi cũng là căn cứ để hoàn thiện một chính sách quan trọng hoặc là tư liệu hé mở lịch sử của tỉnh...

Mỗi tập tài liệu hoàn thành là thành quả của hằng tuần, hằng tháng phân loại, đối chiếu, chỉnh lý, mô tả; mỗi trang mục lục văn bản phải chính xác đến từng ký tự, bởi một sai sót nhỏ có thể làm lạc hướng cả quá trình tra cứu sau này; mỗi lần phục vụ khai thác là một lần chạy đua với thời gian, là áp lực phải tìm chính xác hồ sơ cá nhân, tổ chức cần, dù là tài liệu từ hàng chục năm trước. Tuy nhiên, các cán bộ, viên chức Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh luôn nỗ lực cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ, kịp thời đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của các cơ quan, tổ chức và công dân, nhất là trong các lĩnh vực giải quyết chế độ, chính sách, xác minh lịch sử, đất đai, hồ sơ cán bộ... Đặc biệt, sau mỗi cuộc triển lãm thành công, một công trình nghiên cứu được hoàn thiện hay khi một quyết sách được ban hành dựa trên tài liệu lưu trữ là động lực để những viên chức Trung tâm tiếp tục gắn bó với nghề, tự hào vì những đóng góp của mình giúp những tài liệu lưu trữ được phát huy giá trị.

Bằng tinh thần trách nhiệm, sự tận tụy và lòng yêu nghề, mỗi cán bộ lưu trữ đã góp phần viết tiếp câu chuyện gìn giữ di sản tài liệu của tỉnh, phục vụ đắc lực cho công cuộc xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội địa phương.