Theo quy định, Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN là tổ chức đầu mối về thông tin KH&CN của tỉnh, chịu trách nhiệm phối hợp với các cơ quan khác trong tỉnh xây dựng và phát triển mạng lưới thông tin KH&CN tỉnh Sơn La, đảm bảo chia sẻ, cung cấp đầy đủ thông tin KH&CN phục vụ các cấp, các ngành.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ khi hợp đồng thực hiện nhiệm vụ KH&CN được ký kết, đơn vị quản lý Nhà nước về các nhiệm vụ KH&CN có trách nhiệm thu thập thông tin và gửi về Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN. Đối với tổ chức chủ trì nhiệm vụ KH&CN có trách nhiệm phối hợp với Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN xây dựng kế hoạch, nội dung, chương trình thu thập thông tin về hoạt động thực hiện nhiệm vụ KH&CN để quản lý, lưu giữ và tuyên truyền phổ biến thông tin thực hiện nhiệm vụ KH&CN. Nội dung thông tin được quy định tại Mẫu 01 của phụ lục kèm theo quy định. Trong đó, phiếu thông tin về nhiệm vụ KH&CN đang tiến hành gồm bản giấy và bản điện tử. Phiếu thông tin bản giấy phải có xác nhận của đơn vị quản lý nhiệm vụ KH&CN. Phiếu thông tin bản điện tử phải lưu giữ theo định dạng Rich text (.rtf) hoặc định dạng Word của Microsoft (.doc hoặc .docx) và phải sử dụng phông chữ tiếng Việt Unicode (Times New Roman) theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 6909:2001). Phiếu thông tin bản điện tử không được đặt mật khẩu. Phiếu thông tin về nhiệm vụ KH&CN đang tiến hành được gửi trực tiếp qua đường bưu chính và phương thức điện tử về Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN. Đối với phiếu thông tin về nhiệm vụ KH&CN đang tiến hành thuộc danh mục bí mật Nhà nước được thực hiện theo quy định và giao nộp trực tiếp tại Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN. Khuyến khích các tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ KH&CN không sử dụng ngân sách Nhà nước, thu thập thông tin về nhiệm vụ KH&CN theo Mẫu 03 tại phụ lục kèm theo quy định và gửi về Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN, sau khi được cơ quan quản lý về KH&CN có thẩm quyền thẩm định.

Theo quy định, những loại hình nhiệm vụ KH&CN như: Đề tài KH&CN; Đề án khoa học; Dự án sản xuất thử nghiệm; Dự án KH&CN phải thực hiện cung cấp thông tin về ứng dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN cho Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN Sơn La. Tính từ ngày nhiệm vụ KH&CN sử dụng ngân sách Nhà nước được nghiệm thu chính thức, tổ chức chủ trì hoặc tổ chức được giao quyền sở hữu, quyền sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN có trách nhiệm báo cáo định kỳ 12 tháng một lần và trong giai đoạn 5 năm liên tiếp về ứng dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN theo các nội dung quy định gửi về Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN. Đối với tạp chí và tập san khoa học; kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học chuyên ngành quốc gia và quốc tế của các cơ quan, tổ chức trong tỉnh sử dụng ngân sách Nhà nước phải nộp vào Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN. Khuyến khích việc giao nộp các kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học không sử dụng ngân sách Nhà nước.

Đặc biệt, đối với các hoạt động quản lý Nhà nước về KH&CN do Sở KH&CN thực hiện theo kế hoạch đã được UBND tỉnh và Bộ KH&CN phê duyệt hằng năm, trong quá trình tổ chức thực hiện phải phối hợp với Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN để thực hiện việc thu thập, quản lý, lưu giữ, cung cấp và tuyên truyền phổ biến thông tin. Đối với các sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố triển khai, thực hiện hoạt động nghiên cứu, ứng dụng KH&CN trên địa bàn tỉnh Sơn La chịu trách nhiệm cung cấp thông tin khi có yêu cầu hoặc phối hợp với Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN để thu thập, quản lý, lưu giữ, cung cấp và tuyên truyền phổ biến thông tin. Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN có trách nhiệm phối hợp với Liên hiệp thư viện Việt Nam, Cục Thông tin và khoa học quốc gia để tra cứu, thu thập, quản lý lưu giữ và cung cấp thông tin.

Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kể từ ngày nhiệm vụ KH&CN được nghiệm thu chính thức và trước khi thanh lý hợp đồng thực hiện nhiệm vụ với cơ quan quản lý Nhà nước về nhiệm vụ KH&CN, tổ chức chủ trì nhiệm vụ có trách nhiệm đăng ký và giao nộp kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN cho Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN. Trường hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN đăng ký bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp sau khi được nghiệm thu chính thức, thực hiện đăng ký kết quả tại Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ khi nộp đơn đăng ký bảo hộ quyền sở hữu. Các tài liệu giao, nộp khi đăng ký gồm có: Báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ (bản giấy và bản điện tử); Báo cáo tóm tắt kết quả thực hiện nhiệm vụ (bản điện tử); Phụ lục tổng hợp số liệu điều tra, khảo sát (nếu có, bản điện tử); Bản đồ; bản vẽ; ảnh; tài liệu đa phương tiện (nếu có, bản điện tử); Phần mềm (bao gồm cả mã nguồn (nếu có), hướng dẫn cài đặt, hướng dẫn sử dụng và không được đặt mật khẩu).

Hồ sơ thanh lý kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN được hoàn thiện khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN. Sở Khoa học và Công nghệ có trách nhiệm rà soát hồ sơ và chỉ thanh lý hợp đồng cho các tổ chức và cá nhân tham gia thực hiện nhiệm vụ KH&CN đã được cấp giấy chứng nhận ký kết quả thực hiện nhiệm vụ KH&CN có sử dụng ngân sách Nhà nước.

Trung tâm Thông tin và Thống kê KH&CN có trách nhiệm xử lý, lưu giữ thông tin KH&CN và công bố thông tin KH&CN trên Cổng thông tin Khoa học và Công nghệ Sơn La và đăng trên các ấn phẩm thông tin KH&CN nhằm tuyên truyền phổ biến thông tin về hoạt động KH&CN, đồng thời xây dựng mạng lưới thông tin KH&CN, chia sẻ nguồn thông tin phục vụ quản lý nhà nước, phục vụ nghiên cứu ứng dụng KH&CN, góp phần phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Sơn La.

(Nguồn: Sở KH&CN)