Việc ban hành Thông tư là căn cứ quan trọng để thống nhất việc tạo lập, ký số, phát hành, khai thác, chia sẻ, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu học bạ số trong toàn ngành giáo dục. Đồng thời, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong quản lý giáo dục, giảm giấy tờ, tạo thuận lợi cho người học và phụ huynh, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

Theo dự thảo Thông tư, học bạ số là dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý, ghi nhận có hệ thống quá trình học tập, kết quả học tập, kết quả rèn luyện, nhận xét, đánh giá và các thông tin liên quan của người học trong quá trình học tập tại cơ sở giáo dục.

Học bạ số được tạo lập đúng thẩm quyền, đúng quy trình, đúng chuẩn dữ liệu, có đầy đủ nội dung theo quy định và được ký số hợp lệ thì có giá trị pháp lý như học bạ giấy; được sử dụng trong quản lý giáo dục, thực hiện thủ tục hành chính và các giao dịch hợp pháp có liên quan.

Một điểm đáng chú ý trong dự thảo Thông tư là khi học bạ số, bản điện tử học bạ số hoặc bản trích lục điện tử học bạ số đã đáp ứng điều kiện sử dụng, cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu người học, cha mẹ hoặc người giám hộ nộp thêm học bạ giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Điều này giúp thống nhất, tránh chồng chéo trong quản lý, sử dụng học bạ số; đẩy mạnh số hóa trong quản lý giáo dục, người học. 

Dự thảo Thông tư quy định mỗi người học được tạo lập một học bạ số duy nhất gắn với mã số hồ sơ học tập suốt đời. Dữ liệu dùng để tạo lập học bạ số phải được kiểm tra, đối chiếu, xác thực từ hồ sơ người học, dữ liệu định danh và dữ liệu quản lý giáo dục của cơ sở giáo dục.

Học bạ số được sử dụng chính thức sau khi hoàn thành việc kiểm tra, xác thực dữ liệu và ký số. Việc ký số được thực hiện bởi cá nhân có thẩm quyền và cơ sở giáo dục; bao gồm các bước hoàn thiện dữ liệu, kiểm tra, đối chiếu, xác nhận, ký số cá nhân, ký số của cơ sở giáo dục và cập nhật trạng thái ký số trên hệ thống. Mỗi lần phát hành học bạ số, bản điện tử hoặc trích lục điện tử phải được ghi nhận trên hệ thống, bảo đảm có thể kiểm tra, xác thực và truy xuất nguồn gốc.

Theo dự thảo Thông tư, học bạ số được sử dụng trong các hoạt động như chuyển trường, tuyển sinh, xác nhận kết quả học tập, rèn luyện, xét hoàn thành chương trình, xét lên lớp, cấp bản điện tử, trích lục, xác minh thông tin học tập, thực hiện thủ tục hành chính và phục vụ công tác quản lý giáo dục.

Nhằm tạo thuận lợi cho người học, phụ huynh, nhà trường và cơ quan quản lý, người học được truy cập, tra cứu, khai thác học bạ số của bản thân; được yêu cầu cơ sở giáo dục kiểm tra, chỉnh sửa dữ liệu khi phát hiện sai sót; được sử dụng học bạ số hợp pháp trong các giao dịch, thủ tục hành chính và hoạt động khác theo quy định. Cha mẹ hoặc người giám hộ của người học chưa thành niên được xem dữ liệu học bạ số của người học, theo dõi kết quả học tập, rèn luyện và đề nghị kiểm tra dữ liệu khi có căn cứ.

Dự thảo Thông tư nêu rõ, dữ liệu học bạ số tại các cơ sở giáo dục phải được kết nối, đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về giáo dục và đào tạo theo chuẩn dữ liệu, chuẩn kỹ thuật do Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định; bảo đảm khả năng tích hợp, khai thác trên nền tảng số giáo dục quốc gia, Cổng Dịch vụ công quốc gia, ứng dụng định danh quốc gia VNeID và các hệ thống thông tin có liên quan khi đáp ứng điều kiện kết nối, xác thực, an toàn thông tin.

Việc khai thác, chia sẻ dữ liệu học bạ số phải đúng thẩm quyền, đúng mục đích, đúng đối tượng, chỉ trong phạm vi dữ liệu cần thiết; có xác thực, phân quyền, ghi nhận lịch sử chia sẻ và lịch sử khai thác.

Dữ liệu học bạ số phải được bảo mật trong toàn bộ quá trình tạo lập, cập nhật, lưu trữ, truyền nhận, khai thác, sử dụng và chia sẻ; nghiêm cấm các hành vi truy cập trái phép, sửa xóa hoặc làm sai lệch dữ liệu, tiết lộ, chia sẻ, mua bán, sử dụng trái phép dữ liệu học bạ số; giả mạo chữ ký số, mã xác thực, bản điện tử hoặc trích lục điện tử học bạ số.

Theo dự thảo, Bộ Giáo dục và Đào tạo sẽ quy định, cập nhật và công bố chuẩn dữ liệu học bạ số, biểu mẫu, cấu trúc dữ liệu, chuẩn hiển thị, chuẩn kết nối và yêu cầu kỹ thuật; tổ chức kết nối, đồng bộ dữ liệu; kiểm tra, giám sát việc thực hiện.