Đảng bộ phường Tô Hiệu hiện có 6.610 đảng viên, sinh hoạt tại 90 tổ chức đảng trực thuộc, gồm 18 đảng bộ, 46 chi bộ khối cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp và 26 chi bộ bản, tổ dân phố. Đẩy mạnh số hóa hồ sơ đảng viên, Ban Thường vụ Đảng ủy phường đã thành lập Tổ giúp việc gồm 12 thành viên, phân công phụ trách từng phần việc, phối hợp với các tổ chức đảng rà soát, chỉnh lý và hoàn thiện hồ sơ trước khi số hóa. Quá trình thực hiện theo nguyên tắc “làm đến đâu, chắc đến đó; số hóa đến đâu, xác thực đến đó; dữ liệu đến đâu, khai thác đến đó”, bảo đảm tiến độ đi đôi với chất lượng.

Đồng chí Vũ Đăng Đức, Phó Trưởng ban Xây dựng Đảng phường, Tổ trưởng Tổ giúp việc, cho biết: Mỗi hồ sơ trước khi số hóa đều được rà soát, sắp xếp, biên mục và chỉnh lý; trường hợp còn thiếu tài liệu phải bổ sung. Sau khi quét, hồ sơ tiếp tục được kiểm tra chất lượng, ký số xác nhận rồi mới cập nhật vào Hệ thống Cơ sở dữ liệu đảng viên. Các khâu được thực hiện theo quy trình thống nhất, làm đến đâu kiểm tra đến đó, hạn chế sai sót phải chỉnh sửa lại.

Qua rà soát, trong 6.610 hồ sơ cần số hóa, có gần 4.000 hồ sơ của đảng viên hưu trí, đảng viên tại các bản, tổ dân phố; nhiều hồ sơ được lập, lưu trữ qua các thời kỳ, chất lượng không đồng đều; một số giấy tờ đã cũ, chữ mờ, thiếu tài liệu hoặc thông tin cần kiểm tra lại... Bảo đảm hồ sơ đủ điều kiện trước khi số hóa, Đảng ủy phường chỉ đạo các tổ chức đảng trực thuộc rà soát hồ sơ đang quản lý, kiểm tra những thông tin chưa thống nhất, bổ sung tài liệu còn thiếu theo quy định. Tổ giúp việc bám sát tổng hợp các trường hợp còn vướng mắc, để xin ý kiến cấp trên hướng dẫn xử lý. Phường cũng đã chia tiến độ thực hiện thành 2 giai đoạn. Giai đoạn 1, hoàn thành trước ngày 15/11, tập trung số hóa trên 2.000 hồ sơ đảng viên là cán bộ, công chức, viên chức và đảng viên thuộc các tổ chức đảng khối doanh nghiệp; số hóa hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức của phường. Giai đoạn 2, hoàn thành trước ngày 25/12, tập trung trên 4.000 hồ sơ đảng viên tại các chi bộ bản, tổ dân phố.

Bà Vũ Thị Minh Châu, Bí thư Chi bộ tổ 22, chia sẻ: Chi bộ có nhiều đảng viên sinh hoạt Đảng lâu năm, hồ sơ được lập từ nhiều năm trước. Có trường hợp khi kiểm tra phải trao đổi lại với đảng viên để xác định thông tin, có giấy tờ phải bổ sung mới đầy đủ. Vì vậy, chúng tôi làm lần lượt từng hồ sơ, nội dung nào chưa rõ thì kiểm tra lại ngay, cố gắng hoàn thiện trước khi chuyển lên phường để số hóa.

Cùng với đẩy nhanh tiến độ, Đảng ủy phường yêu cầu việc số hóa phải bảo đảm chất lượng hồ sơ và an toàn, bảo mật thông tin, thực hiện tập trung tại phòng làm việc của Ban Xây dựng Đảng phường, với 3 máy tính và thiết bị quét đã được kiểm tra, đánh giá an toàn thông tin trước khi sử dụng. Chỉ cán bộ được phân công mới được tiếp cận hồ sơ, dữ liệu; máy tính và thiết bị quét không kết nối Internet trong quá trình thực hiện.

Đáp ứng khối lượng công việc, ngoài cán bộ, công chức, phường đã huy động thêm giáo viên và đảng viên tại một số tổ, bản tham gia hỗ trợ rà soát, sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ. Thời gian làm việc được bố trí theo khối lượng thực tế; có những ngày, cán bộ và lực lượng hỗ trợ tranh thủ làm thêm buổi tối, ngày nghỉ để xử lý hồ sơ. Kết quả thực hiện được tổng hợp, báo cáo Thường trực Đảng ủy hằng ngày để nắm tiến độ, kịp thời xử lý những khó khăn, vướng mắc phát sinh.

Đồng chí Nguyễn Thị Hương Giang, Phó Bí thư Thường trực Đảng ủy phường Tô Hiệu, cho biết: Qua số hóa, chúng tôi rà soát lại toàn bộ hồ sơ, kịp thời bổ sung những thông tin còn thiếu, chưa thống nhất, bảo đảm dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác. Khi hoàn thành, thông tin đảng viên được quản lý tập trung trên hệ thống, thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác, theo dõi và cập nhật những thay đổi của đảng viên, giảm bớt việc tìm kiếm hồ sơ giấy và các thao tác thủ công. Đây cũng là cơ sở để phường nâng cao hiệu quả quản lý đảng viên.

Với sự chỉ đạo sát sao của cấp ủy, cùng cách tổ chức phù hợp, việc số hóa hồ sơ đảng viên ở phường Tô Hiệu đang được triển khai gắn tiến độ với chất lượng và an toàn thông tin. Từng hồ sơ được rà soát, chuẩn hóa, cập nhật lên hệ thống sẽ tạo nguồn dữ liệu đầy đủ, chính xác, phục vụ công tác tổ chức xây dựng Đảng.