Hội nghị được tổ chức trực tuyến từ điểm cầu Văn phòng Trung ương Đảng tới hơn 630 điểm cầu, với sự tham dự của gần 46.000 đại biểu của 63 tỉnh ủy, thành ủy.

Dự Hội nghị tại điểm cầu tỉnh Sơn La, có lãnh đạo Văn phòng Tỉnh ủy, đại diện Thường trực Đảng ủy trực thuộc; lãnh đạo, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan tham mưu giúp việc Tỉnh ủy, Ủy ban MTTQ Việt Nam tỉnh và các tổ chức chính trị - xã hội tỉnh, Báo Sơn La, Trường Chính trị tỉnh.

 Tại Hội nghị, các đại biểu đã được quán triệt Công văn số 64-CV/TW ngày 10/4/2025 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và đơn vị hành chính ở địa phương. Đồng thời, được triển khai hướng dẫn về lưu trữ, quản lý, số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị ở địa phương, như: Hướng dẫn một số nội dung thực hiện Công văn 64/VC-TW, nội dung về số hóa tài liệu khi sắp xếp đơn vị hành chính; hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điểm của Hướng dẫn 40-HD/VPTW, ngày 7/11/2018 về số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội...

Hội nghị cũng tập trung thảo luận về các giải pháp, phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm cần tập trung thực hiện trong thời gian tới, góp phần xử lý, sắp xếp, bảo quản các tài liệu cũ một cách khoa học, tránh thất lạc, hư hỏng, đảm bảo tính pháp lý và giá trị lịch sử của tài liệu.

Phát biểu tại hội nghị, lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng đề nghị: Các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã khi kết thúc hoạt động phải quản lý toàn bộ tài liệu, cơ sở dữ liệu; không để xảy ra hư hỏng, mất mát, thất lạc hoặc tiêu hủy trái phép, bảo đảm an toàn, bảo mật về tài liệu và thông tin của tài liệu; toàn bộ tài liệu phải được tập trung, chỉnh lý khoa học và giao nộp vào lưu trữ lịch sử của Đảng ở cấp tỉnh; trong quá trình giao nộp, tiếp nhận, không được làm xáo trộn tài liệu trong từng phòng, từng khối; các cơ quan, tổ chức bảo đảm các nguồn lực cần thiết (nhân sự, kho tàng, trang thiết bị, kinh phí…) cho việc giao nộp, tiếp nhận, quản lý tài liệu trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị cấp ủy tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.