Ông Nguyễn Văn May, Phó Giám đốc Sở Ngoại vụ, cho biết: Xác định công tác lễ tân đối ngoại là nhiệm vụ chính trị quan trọng, không chỉ thể hiện sự mến khách, chuyên nghiệp, còn là cơ hội quảng bá hình ảnh, tiềm năng của Sơn La đến với thế giới. Trong 6 tháng đầu năm, tỉnh Sơn La đón tiếp 69 đoàn, 375 lượt người nước ngoài, trong đó, 17 đoàn với 246 lượt người đến từ nước bạn Lào. Các đoàn khách quốc tế đa dạng, từ đoàn ngoại giao cấp cao đến các tổ chức, doanh nghiệp, đòi hỏi công tác lễ tân phải chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo ở mọi khâu, từ xây dựng kế hoạch, sắp xếp nơi ăn nghỉ, đến tổ chức làm việc, tham quan và các hoạt động bên lề.

Sở Ngoại vụ còn chủ động phối hợp với Cục Lễ tân Nhà nước, Bộ Ngoại giao và các đơn vị, sở, ngành liên quan chuẩn bị tốt các điều kiện phục vụ các đoàn công tác của các nước đến thăm và làm việc tại tỉnh. Đồng thời, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác lễ tân ngoại giao theo quy định, thể hiện sự chuyên nghiệp, thống nhất.

Để công tác lễ tân được chu đáo, ngoài việc nắm rõ mục đích của đoàn đến làm việc, xây dựng chương trình chi tiết, gặp gỡ đối tác phù hợp với mong muốn, lợi ích của cả hai bên. Đội ngũ làm công tác lễ tân, đón tiếp, còn phải tìm hiểu văn hóa, phong tục và tập quán, tín ngưỡng của từng đoàn để thực hiện việc đón tiếp chu đáo, tôn trọng văn hóa đối tác.

Ông Nguyễn Văn Đoàn, Trưởng phòng Ngoại vụ và Biên giới, Sở Ngoại vụ, cho biết: Khi nhận thông tin đón mỗi đoàn khách quốc tế đến thăm Sơn La, chúng tôi bắt đầu nghiên cứu kỹ lưỡng về lý lịch, mục đích chuyến thăm, văn hóa và phong tục của quốc gia họ. Từ đó, chuẩn bị các phương án đón tiếp phù hợp nhất.

Ngoài ra, cán bộ, chuyên viên làm nhiệm vụ đón các đoàn khách quốc tế còn phải có kỹ năng, kinh nghiệm xử lý linh hoạt những phát sinh bất ngờ. Thường xuyên trao đổi, rút kinh nghiệm để cải thiện quy trình, nâng cao kỹ năng ngoại ngữ, giao tiếp và am hiểu sâu sắc hơn về văn hóa các nước.

Chị Nguyễn Thanh Mai, chuyên viên Phòng Ngoại vụ và Biên giới, Sở Ngoại vụ, chia sẻ: Gần đây, Sở Ngoại vụ phối hợp với Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch đón tiếp Đại sứ quán Ấn Độ đến tham dự Khai mạc Liên hoan phim Ấn Độ tại thành phố Sơn La. Ngay từ khi nắm bắt thông tin về thói quen ăn uống của đoàn, chúng tôi đã nhanh chóng làm việc với các nhà hàng đảm bảo cung cấp đầy đủ các món chay, nước hoa quả phù hợp với khẩu vị, chế độ ăn của khách. Những việc làm đó, thể hiện sự quan tâm sâu sắc, tôn trọng văn hóa của đối tác.

Với lợi thế về cảnh quan thiên nhiên và các sản phẩm nông nghiệp đặc trưng, thị xã Mộc Châu thường xuyên đón các đoàn nghiên cứu, khảo sát từ các tổ chức quốc tế, các nhà đầu tư nước ngoài. Bà Nguyễn Thị Hoa, Phó Chủ tịch UBND thị xã Mộc Châu, cho biết: Mỗi khi đón các đoàn khách quốc tế, Thị xã phối hợp với Sở Ngoại vụ tìm hiểu về quốc tịch, chức vụ, vai trò của từng thành viên trong đoàn, đặc biệt là trưởng đoàn và các nhân vật quan trọng. Qua đó, xác định đúng nghi thức lễ tân cần áp dụng, cũng như cách xưng hô, sắp xếp chỗ ngồi phù hợp trong các buổi làm việc và chiêu đãi. Cùng với đó, chúng tôi giới thiệu về văn hóa địa phương, các sản phẩm OCOP và tiềm năng phát triển của thị xã để các đoàn khách hiểu rõ hơn về Mộc Châu. Đồng thời, mở ra cơ hội hợp tác, thu hút đầu tư đẩy mạnh phát triển kinh tế, xã hội của huyện.

Sự cố gắng, nỗ lực của cán bộ, nhân viên làm công tác lễ tân đối ngoại của Sở Ngoại vụ và các đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh đang ngày càng hoàn thiện, chuyên nghiệp hơn. Không chỉ góp phần nâng cao vị thế, hình ảnh của Sơn La trên trường quốc tế, còn tạo nền tảng vững chắc cho việc thu hút nguồn lực, thúc đẩy hợp tác và phát triển kinh tế - xã hội tỉnh nhà.