Theo đó, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019; Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ; Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính.

Các doanh nghiệp vẫn sử dụng phần mềm và dịch vụ cung cấp giải pháp hiện tại do các tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử phải đạt chuẩn theo quy định, các tổ chức cung cấp giải pháp có trách nhiệm phục vụ doanh nghiệp nâng cấp, cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử theo đúng quy định đạt chuẩn.

Theo quy định của Luật Quản lý thuế, sau khi triển khai thực hiện tất cả các doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử đạt chuẩn, không sử dụng hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử khác không theo chuẩn của Tổng cục Thuế.

Toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử được truyền về lưu trữ tại Tổng cục Thuế, ngoài việc lưu trữ tại doanh nghiệp. Các cơ quan có thẩm quyền có thể tra cứu  từ cổng thông tin Tổng cục Thuế về các hóa đơn doanh nghiệp đã phát hành.

Hóa đơn điện tử theo quy định của Luật quản lý thuế gồm các loại sau:

Hóa đơn điện tử có mã: Là loại hóa đơn mà sau khi doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử, gửi đến Tổng cục Thuế cấp mã và trả về doanh nghiệp (thời gian khoảng 1-5 phút) thì hóa đơn mới hoàn thành phát hành và được coi là hợp lệ.

Hóa đơn điện tử không mã: Là loại hóa đơn mà sau khi doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử gửi đến bên mua và Tổng cục Thuế theo đường điện tử mà không cần cấp mã.

Hóa đơn điện tử cấp mã theo từng lần phát sinh: Dùng cho doanh nghiệp bị cưỡng chế hóa đơn và các trường hợp được cấp lẻ theo phê duyệt của cơ quan Thuế.

Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ trong thời gian 12 tháng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử gồm:

Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn. Địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn thực hiện theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư ban hành kèm theo Nghị định số 118/2015/NĐ-CP ngày 12/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nếu có.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương gửi Bộ Tài chính trừ doanh nghiệp hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao.

Tổng cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử thực hiện cung cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ cho các đối tượng nêu trên.

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1, Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thực hiện trả tiền dịch vụ theo Hợp đồng ký giữa các bên.

Các lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử:

Hóa đơn điện tử có nhiều lợi ích hơn so với hóa đơn giấy như góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin,  đặc biệt hạn chế tình trạng làm giả hóa đơn; Tiết kiệm chi phí in ấn, phát hành hóa đơn Sử dụng hóa đơn điện tử có độ an toàn, chính xác cao. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Vì thế, đây là loại hóa đơn không thể làm giả.

Hóa đơn điện tử có độ chính xác rất cao, trong khi viết hóa đơn giấy thường xảy ra sai sót như: Viết sai tên người mua hàng, sai địa chỉ, sai mã số thuế, sai đơn giá… và việc xử lý sai sót trong các trường hợp này thường rất phức tạp và mất thời gian. Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm thời gian giao, nhận hóa đơn, có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng; giúp quá trình giao dịch nhanh chóng, với hóa đơn điện tử, người mua hàng đã có thể lập tức nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào có internet.

Sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giảm được các rủi ro do mất mát hóa đơn trong khâu vận chuyển, giao nhận đồng thời cũng giảm được thất lạc, mất mát hoặc giao chậm trễ hóa đơn. Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử cũng tăng tính an toàn, bảo mật, tiện lợi cho doanh nghiệp trong kiểm tra truy xuất nguồn gốc hóa đơn, thông tin về đối tác bán hàng.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 được quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật quản lý thuế./.

Phương Mai (Cục Thuế tỉnh)