Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan Thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan Thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm: số giao dịch là một dãy số duy nhất do cổng thông tin của ngành thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cổng thông tin của ngành Thuế mã hóa dựa trên thông tin trên hóa đơn điện tử.

Hộ, cá nhân kinh doanh được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế gồm: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 5, Điều 51 của Luật Quản lý thuế 2019 và các trường hợp xác định doanh thu thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế. 

Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng được điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được quy định tại Khoản 1 và Khoản 3, Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 nhưng cần có hóa đơn giao cho khách hàng thì được cơ quan Thuế cấp hóa đơn điện tử có mã cho từng lần phát sinh và phải khai thuế nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử. 

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 51 của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế quy định tại Khoản 1 và Khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan Thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan Thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh và phải khai thuế, nộp thuế trước khi cơ quan Thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC cũng đã có quy định đối với việc sử dụng đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan Thuế đảm bảo các nguyên tắc:

Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế; Không bắt buộc có chữ ký số; Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng theo mô hình kinh doanh (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ hàng tiêu dùng; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; bán lẻ thuốc tân dược; dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác) được lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế hoặc hóa đơn điện tử có mã, hóa đơn điện tử không có mã.

Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế có các nội dung như sau:

Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế); Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Trường hợp tổ chức, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng; Thời điểm lập hóa đơn; Mã của cơ quan Thuế.

Trách nhiệm của người xuất hóa đơn khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Người bán khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế thực hiện như sau:

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điều 8, Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Có trách nhiệm sử dụng dải ký tự mã của cơ quan Thuế cấp khi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế để đảm bảo liên tục và duy nhất.

Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan Thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.