Sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thuận tiện cho doanh nghiệp. Nhằm giúp các tổ chức, cá nhân hiểu rõ và từng bước triển khai thực hiện về hóa đơn điện tử, Cục Thuế tỉnh xin giới thiệu một số nội dung chính về hóa đơn điện tử như sau:

1. Thông tin về hóa đơn điện tử: Là tập hợp các dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Ưu điểm của hóa đơn điện tử: giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn, thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế. Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn, quá trình thanh toán nhanh hơn; góp phần bảo vệ môi trường.

3. Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

4. Các loại hóa đơn điện tử: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác, gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm...; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng..., hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

5. Hóa đơn điện tử được sử dụng dạng song ngữ: trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

6. Phân biệt được hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và hóa đơn giấy: Có 4 điểm để phân biệt hóa đơn điện tử được in ra giấy không phải hóa đơn giấy như sau:

- Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên.

- Trường ký hiệu trên hóa đơn: Số serial của hóa đơn điện tử là VC/15E; số serial của hóa đơn đặt in (giấy) là VC/15P.

- Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy.

- Chữ ký hóa đơn điện tử là chữ ký số; hóa đơn giấy là ký tay.

7. Điều kiện để doanh nghiệp được phát hành hóa đơn điện tử: Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

- Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật;

- Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;

- Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định (Tham khảo thêm Mục 2, Điều 4. Nguyên tắc sử dụng, điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử của Thông tư 32).

8. Những thủ tục để doanh nghiệp (bên bán) được phát hành hóa đơn điện tử:

Bước 1: Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử. Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).

Bước 2: Phát hành hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).

Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Lưu ý: Để thuận tiện, 3 giấy tờ trên doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi cơ quan thuế 1 lần.

9. Việc phát hành hóa đơn điện tử: Với 1 đơn hàng cụ thể nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in); với các đơn hàng khác nhau có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

10. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử: Đơn vị phát hành hóa đơn điện tử (bên bán) lưu trữ tập trung và cung cấp hóa đơn điện tử cho khách hàng bất cứ khi nào (bắt buộc); Khách hàng (bên mua) có thể lưu 1 bản (không bắt buộc).  Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán là 10 năm.  (Còn nữa)

Thu Mây (Cục Thuế tỉnh)