Theo quy định tại Thông tư 123/2020/NĐ-CP, kể từ thời điểm cơ quan Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định trước đây và tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

Để các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh, kịp thời nắm bắt các quy định về thực hiện hủy hóa đơn đã thông báo phát hành trước đây, Cục Thuế tỉnh Sơn La hướng dẫn trình tự, thủ tục hủy hóa đơn như sau:

Thời hạn tiêu hủy hóa đơn:

Khi thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã thông báo phát hành trước đây. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Trình tự tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. Hội đồng hủy hóa đơn đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. (Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn).

Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nêu có sai sót.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn:

Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh;

Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục);

Biên bản tiêu hủy hóa đơn; Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số... đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC theo Thông tư 39/2014/TT-BTC)

Khi lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý II/2022 (từ ngày 01/4/2022 đến …./6/2022) gửi cơ quan Thuế quản lý, doanh nghiệp, tổ chức phải báo cáo số hóa đơn đã Thông báo kết quả hủy vào Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Lưu ý: Doanh nghiệp, tổ chức chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính không phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (tháng, quý) cho cơ quan Thuế như quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.   

Phương Mai (Cục Thuế tỉnh)