Lợi ích của số hóa dữ liệu hộ tịch

Trước khi có cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được thực hiện theo phương pháp truyền thống cho thấy nhiều bất cập, như: Lưu trữ cồng kềnh, tốn không gian, diện tích; bảo quản hồ sơ gặp nhiều khó khăn, dễ mối mọt,..; công chức phải tự viết tay vào giấy tờ hộ tịch. Do đó, việc số hóa dữ liệu hộ tịch điện tử là hết sức cần thiết. Sau khi hoàn thành, các dữ liệu hộ tịch cũ sẽ được chuyển vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và sẽ mang lại nhiều lợi ích, như: Cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu; khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian giải quyết thủ tục hành chính, chi phí và nhân lực cho công tác này.

Ông Phan Quang Trung, Trưởng phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp, thông tin: Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc. Thông tin hộ tịch cần số hóa là thông tin hộ tịch đã được đăng ký trong các sổ hộ tịch gốc được lưu giữ tại địa phương từ trước thời điểm địa phương chính thức triển khai, đưa vào sử dụng hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp. Sau khi hoàn thành số hóa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, bên cạnh việc chia sẻ, cập nhật thông tin cho cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, sẽ phục vụ cho cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch tra cứu, khai thác, sử dụng trong quá trình quản lý và đăng ký các thủ tục hành chính liên quan, góp phần rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.

Nỗ lực hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch

Thực hiện chỉ đạo của Chính phủ về chuyển đổi số và cải cách hành chính, tỉnh Sơn La đã ban hành kế hoạch triển khai Tháng cao điểm hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch trên toàn địa bàn; thời gian thực hiện từ ngày 1/3 đến 25/3/2025. Triển khai tháng cao điểm, các địa phương đã thành lập các tổ công tác; tổ chức tập huấn, hướng dẫn số hóa dữ liệu hộ tịch. Huy động nhân lực đẩy nhanh tiến độ số hóa dữ liệu hộ tịch, gồm: Giấy khai sinh, khai tử, kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân; giao chỉ tiêu, lộ trình cụ thể đối với từng địa phương bảo đảm “rõ việc, rõ người, rõ thời gian, rõ kết quả, rõ trách nhiệm”. Theo số liệu thống kê, toàn tỉnh còn 2.895 sổ hộ tịch, với hơn 285.000 dữ liệu chưa hoàn thành việc số hóa, số dữ liệu này thuộc giai đoạn trước năm 1998 và giai đoạn từ năm 2017 đến tháng 9 năm 2019. 

Ông Phan Quang Trung, Trưởng phòng Hành chính tư pháp và Bổ trợ tư pháp, Sở Tư pháp, cho biết thêm: Việc tổ chức đợt cao điểm hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch trên địa bàn tỉnh sẽ đáp ứng các yêu cầu, nhiệm vụ về số hóa dữ liệu hộ tịch, xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, sử dụng dữ liệu hộ tịch đã số hóa để phục vụ đăng ký các thủ tục hành chính về lĩnh vực hộ tịch, cũng như đẩy mạnh việc đăng ký hộ tịch trực tuyến. Không chỉ vậy, xây dựng và tạo lập cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử của tỉnh góp phần tạo lập dữ liệu cho cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, bảo đảm triển khai áp dụng thống nhất, có sự kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch trên phạm vi toàn quốc và đồng bộ các thông tin cơ bản của cá nhân với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác. 

Tại huyện Sốp Cộp, đến ngày 19/3 đã scan 7.179/7.179 sổ, có 5.845 dữ liệu được nhập vào hệ thống, đạt 81% kế hoạch. Bà Trần Thị Kim Thoa, Trưởng Phòng Tư pháp, huyện Sốp Cộp, chia sẻ: Bám sát kế hoạch, chúng tôi xác định cụ thể nội dung công việc, tiến độ, thời hạn hoàn thành và trách nhiệm của các thành viên có liên quan; bảo đảm sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ trong quá trình thực hiện. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc hướng dẫn nhằm tháo gỡ những vướng mắc, khó khăn trong quá trình tổ chức thực hiện. Đến ngày 19/3, toàn huyện có 3 xã là Sốp Cộp, Nậm Lạnh, Mường Lèo hoàn thành việc nhập dữ liệu vào hệ thống hộ tịch 158.

Còn tại xã Chiềng Sơ, huyện Sông Mã, sau khi nhận được công văn chỉ đạo của huyện, xã đã thành lập tổ công tác thực hiện số hóa sổ hộ tịch với 10 thành viên. Các thành viên tổ đã tiến hành kiểm tra, đối chiếu, xác minh thông tin, rà soát, chỉnh sửa các trường hợp không trùng khớp để scan, đẩy dữ liệu lên hệ thống. Ông Giàng A Pó, Công chức tư pháp - hộ tịch của xã Chiềng Sơ, thông tin: Ban đầu việc triển khai scan nhập dữ liệu gặp khó khăn, nhưng với sự hỗ trợ của phòng Tư pháp huyện, các phần việc đã được tiến hành thuận lợi. Khoảng thời gian nhập dữ liệu lên phần mềm thuận lợi nhất vào ngoài giờ hành chính vì thời điểm này đường truyền tốt, ít người truy cập vào hệ thống. Đảm bảo tiến độ, chúng tôi tranh thủ khoảng thời gian này để cập nhập dữ liệu. Từ ngày 1- 19/3, chúng tôi đã scan 1.624/1.624 sổ và có 1.087 dữ liệu được nhập vào hệ thống quản lý hộ tịch 158.

Theo thống kê của Sở Tư pháp, đến ngày 19/3, toàn tỉnh đã số hóa hơn 106 nghìn dữ liệu vào hệ thống quản lý hộ tịch 158; có 17/200 xã, phường, thị trấn hoàn thành sớm việc nhập dữ liệu. Đảm bảo tiến độ theo kế hoạch, các địa phương đang tập trung phối hợp với các cơ quan liên quan kiểm tra, xác minh bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, thống nhất của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp và Bộ Công an, không để tình trạng dữ liệu không đầy đủ, thiếu chính xác, không đồng bộ; nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, trang bị máy móc để bảo đảm thực hiện việc số hóa.... Đồng thời, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến về lợi ích của số hóa dữ liệu hộ tịch tới người dân để tạo sự đồng thuận, hỗ trợ cho quá trình triển khai. 

Với sự chỉ đạo và những giải pháp quyết liệt của UBND tỉnh, ngành Tư pháp và nỗ lực của các địa phương sẽ không chỉ giúp Sơn La đạt mục tiêu về đích số hóa dữ liệu hộ tịch mà còn góp phần xây dựng kho tài nguyên số của quốc gia, hướng đến một nền hành chính hiện đại, phục vụ người dân tốt hơn trong việc thực hiện thủ tục hành chính.