Thúc đẩy phát triển chính quyền số, những năm qua, tỉnh Sơn La đã chỉ đạo đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước các cấp trên địa bàn tỉnh, nhất là việc ứng dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ, góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch.

Tích cực triển khai

Sơn La triển khai sử dụng chứng thư số và ứng dụng chữ ký số chuyên dùng phục vụ hoạt động trong các cơ quan hành chính Nhà nước tỉnh từ năm 2017. Đến nay, số lượng chứng thư số chuyên dùng đang hoạt động là 6.632 chứng thư số, trong đó 5.503 chứng thư số cá nhân (với 4.837 thiết bị Token, 490 thiết bị SIM-PKI, 176 chứng thư số tập trung), 1.129 chứng thư số tổ chức. Các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh cơ bản đáp ứng điều kiện sử dụng chữ ký số trong giải quyết công việc.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh Sơn La đã được tích hợp bộ công cụ chữ ký số chuyên dùng công vụ (VGCA Sign Service), toàn bộ quy trình dự thảo, xử lý, phê duyệt, ký số phát hành văn bản được thực hiện trực tiếp trên phần mềm. Sở Thông tin và Truyền thông đã hướng dẫn văn thư các cơ quan, đơn vị sử dụng công cụ để thực hiện kiểm tra tính pháp lý của văn bản đến bảo đảm chỉ tiếp nhận và giải quyết các văn bản theo đúng quy định.

Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính tỉnh Sơn La đã được tích hợp chữ ký số phục vụ sử dụng dịch vụ công trực tuyến của người dân và nghiệp vụ giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan Nhà nước. Trong đó, Sở Thông tin và Truyền thông đã tổng hợp và đăng ký nhu cầu cấp chứng thư số chuyên dùng phục vụ trong Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả các cấp trên địa bàn tỉnh (với 962 cá nhân tại 235 bộ phận một cửa).

Đến nay, lãnh đạo các sở, ngành, địa phương và phần lớn công chức tại bộ phận một cửa các cấp đã được cấp chứng thư số chuyên dùng phục vụ xác nhận hồ sơ do các tổ chức cá nhân nộp mà chưa ký số và số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính đối với kết quả chưa thực hiện ký số hoặc trong giải quyết các thủ tục có tính chất đặc thù (như cấp giấy phép lái xe, chứng chỉ hành nghề y tế...).

Ông Phạm Quốc Chinh, Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, cho biết: Hàng năm, Sở phối hợp với các sở, ngành liên quan mở các lớp tập huấn về chuyển đổi số, tập huấn về cải cách hành chính, tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó đều có các chuyên đề từ cơ bản đến nâng cao, phù hợp với các đối tượng là cán bộ, công chức, viên chức về sử dụng chữ ký số chuyên dùng trong hoạt động công vụ. Đối với các hệ thống thông tin dùng chung của tỉnh có tích hợp chữ ký số chuyên dùng công vụ, mỗi khi có cập nhật, thay đổi chức năng liên quan để sử dụng chữ ký số, Sở Thông tin và Truyền thông đều yêu cầu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thực hiện công tác tập huấn, hướng dẫn cho người sử dụng.

Ông Quàng Văn Lâm, Phó Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo, thông tin: Sử dụng chữ ký số chuyên dùng đã tạo thuận lợi cho lãnh đạo sở trong xử lý công việc, nhất là khi đi họp, đi công tác, góp phần tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm. Đồng thời, văn bản ký số được gửi nhanh chóng đến các sở, ban, ngành, đơn vị liên quan, góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả. Đến nay, mức độ điện tử hóa trong xử lý công việc chuyên môn tại sở được cải thiện đáng kể, việc xử lý văn bản đi, đến, soạn thảo và trình ký, phát hành văn bản được thực hiện trên môi trường mạng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc.

Còn tại huyện Yên Châu, các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn đã được cấp 605 chứ ký số chuyên dùng. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả cấp huyện, xã đã được cấp 80 chứ ký số giao dịch cho công chức, viên chức sử dụng để xác thực khi tiếp nhận và trả kết quả giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính.

Ông Phạm Đức Long, Phó Chủ tịch UBND huyện, thông tin: Từ năm 2022 đến nay, UBND huyện đã phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông tin, Viễn thông Sơn La tổ chức 3 hội nghị tập huấn, hướng dẫn sử dụng chứng thư số, chữ ký chuyên dùng trên phần mềm quản lý văn bản, thanh toán trực tuyến và lưu vào kho dữ liệu điện tử trên phần mềm một cửa. Việc đẩy mạnh sử dụng chữ ký số vào trong các giao dịch điện tử dần thay thế cho các giao dịch truyền thống, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin trên môi trường mạng.

Sử dụng an toàn, thúc đẩy chuyển đổi số

Theo tổng hợp, tỷ lệ cơ quan, đơn vị áp dụng chữ ký số trong trao đổi văn bản điện tử (trừ văn bản mật) đạt 100%. Các văn bản bắt buộc trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử được thực hiện ký số trực tiếp của cá nhân người có thẩm quyền và tổ chức vào văn bản, với tỉ lệ văn bản ký số có sự chuyển biến rõ rệt qua từng năm, từ 30% năm 2017 lên trên 99,5% trong năm 2024, góp phần nâng cao hiệu quả công tác xử lý, giảm đáng kể thời gian gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan, đơn vị; làm thay đổi tác phong, lề lối làm việc từ giải quyết công việc dựa trên giấy tờ sang giải quyết công việc trên môi trường điện tử mọi nơi, mọi lúc…

Những lợi ích từ việc ứng dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ là rất lớn, song bên cạnh những kết quả tích cực đạt được, quá trình sử dụng chữ ký số công vụ gặp nhiều khó khăn, đôi khi phát sinh lỗi nhưng công chức thực hiện thường chưa gặp nên lúng túng không biết cách xử lý do trình độ về công nghệ thông tin của một số công chức cấp xã còn hạn chế, dẫn đến khó khăn trong ứng dụng chữ ký số vào công việc. Quy trình đề nghị gia hạn, cấp đổi, cấp lại chữ ký số còn gặp vướng mắc khi thuê bao thay đổi vị trí việc làm, cơ quan công tác, hỏng thiết bị; một số trường hợp khi đã gửi yêu cầu cấp mới bằng hình thức gửi văn bản giấy, nhưng không nhận được phản hồi lý do yêu cầu không được chấp thuận.

Việc hỗ trợ người sử dụng chữ ký số chuyên dùng trên các hệ thống của kho bạc, thuế, bảo hiểm còn hạn chế, nên một số cơ quan, đơn vị vẫn sử dụng song song cả hai loại chữ ký một số hoạt động giao dịch với kho bạc, thuế, bảo hiểm do đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng là doanh nghiệp, có bộ phận chăm sóc khách hàng nên có thể hỗ trợ ngay khi có yêu cầu từ người sử dụng.

Giải quyết những khó khăn, vướng mắc trên, vừa qua, tại cuộc làm việc với Ban Cơ yếu Chính phủ, tỉnh Sơn La kiến nghị với Ban Cơ yếu Chính phủ có giải pháp, hướng dẫn, chuyển giao và phân cấp cho Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Sơn La được thực hiện các yêu cầu chứng thực liên quan đến gia hạn, thay đổi thông tin, khôi phục thiết bị chứng thư số; phân thêm quyền, chức năng tra cứu thông tin chứng thư số vào tài khoản quản trị của các cơ quan quản lý trực tiếp trên hệ thống đăng ký, quản lý yêu cầu chứng thực chữ ký số.

Phân công bố trí đầu mối phụ trách hỗ trợ tỉnh Sơn La trong việc thực hiện các yêu cầu chứng thực, hỗ trợ những khó khăn vướng mắc trong quá trình sử dụng chữ ký số tại địa phương; hỗ trợ các đơn vị trong việc giải quyết các thủ tục liên quan đến việc cấp mới, hủy bỏ, mở khóa,…chứng thư số.

Hiện nay, tỉnh Sơn La đang tiếp tục triển khai đăng ký cấp chứng thư số cho công chức thực hiện công tác chuyên môn tại các sở, ngành, địa phương, viên chức ngành y tế, ngành giáo dục với mục tiêu 100% cán bộ, công chức, viên chức đều sử dụng chứng thư số chuyên dùng trong hoạt động công vụ (ký các văn bản liên quan đến hoạt động công vụ…), do đó nhu cầu cung cấp chứng thư chữ ký số trong thời gian tới của tỉnh sẽ tăng đáng kể, đặc biệt tập trung vào viên chức ngành y tế và giáo dục (khoảng 25.065 người).

Sử dụng hiệu quả chữ ký số chuyên dùng tạo môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ, tiết kiệm thời gian và chi phí; góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả thực thi công vụ và công tác quản lý, điều hành hoạt động tại cơ quan, đơn vị. Đây là được coi là “chìa khóa” quan trọng góp phần đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trên địa bàn tỉnh.