Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là một trong những giải pháp quan trọng, cải tiến quy trình xử lý, giải quyết công việc của cơ quan hành chính nhà nước. Thời gian qua, các sở, ngành, địa phương tích cực thực hiện số hóa hồ sơ thủ tục hành chính, giúp tổ chức, cá nhân thụ hưởng dịch vụ công nhanh chóng, thuận tiện.

Thực hiện Nghị định số 107/2021/NĐ-CP ngày 6/12/2021 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/20218 về thực hiện cơ chế “một cửa”, “một cửa” liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính (TTHC), từ ngày 1/12/2022, bộ phận “một cửa” cấp huyện và từ ngày 1/6/2023 tại bộ phận “một cửa” cấp xã, các thông tin, giấy tờ cá nhân của người dân, tổ chức khi thực hiện TTHC được số hóa, cập nhật vào hệ thống phần mềm “một cửa” điện tử, chuyển cơ quan, đơn vị liên quan xử lý theo quy định.

Với chức năng, nhiệm vụ quản lý, vận hành Cổng dịch vụ công và hệ thống thông tin “một cửa” điện tử của tỉnh, Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh phối hợp với các sở, ngành đề nghị cơ quan có thẩm quyền cấp chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng cho 100% cán bộ, công chức, viên chức các sở, ngành thực hiện nhiệm vụ tại trung tâm, sử dụng ký số dữ liệu, số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC. Đồng thời, tập huấn nghiệp vụ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC cán bộ, công chức, viên chức trong tiếp nhận, giải quyết TTHC để tiếp thu, nắm bắt quy trình, các thao tác thực hành số hóa hồ sơ.

Ông Lò Văn Xoa, Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh, chia sẻ: Sau khi tiếp nhận hồ sơ TTHC và thực hiện số hóa, kết quả giải quyết TTHC được chuyển vào kho lưu trữ cập nhật, bổ sung cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, phục vụ giải quyết TTHC, đồng thời để khai thác, tái sử dụng. Từ đầu năm đến nay, Trung tâm tiếp nhận vào hệ thống phần mềm một cửa điện tử tỉnh trên 105.190 hồ sơ TTHC, trong đó 90% hồ sơ tiếp nhận trực tuyến; tỷ lệ số hóa hồ sơ đạt 94,5%.

Việc triển khai thực hiện số hóa hồ sơ TTHC không chỉ tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp mà còn giảm áp lực cho cơ quan nhà nước. UBND huyện Yên Châu đã giao nhiệm vụ cho Văn phòng HĐND-UBND huyện và các xã, thị trấn yêu cầu cán bộ, công chức bộ phận “một cửa” thực hiện số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC theo quy định; rà soát cơ quan, đơn vị chưa có chữ ký số để cấp. Ngoài ra, huyện bố trí kinh phí các địa phương mua sắm trang thiết bị công nghệ thông tin phục vụ số hóa. Việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC trên địa bàn thực hiện bằng 2 hình thức là trực tiếp, trực tuyến. Khi công dân đến nộp hồ sơ trực tiếp, công chức chuyên môn bộ phận “một cửa” tiếp nhận, kiểm tra thành phần hồ sơ, nếu đầy đủ theo quy định sẽ sao chụp từng loại giấy tờ, scan chuyển thành tài liệu điện tử và hướng dẫn công dân tạo tài khoản cá nhân để nộp hồ sơ trực tuyến.

Ông Lò Văn Cường, Chánh Văn phòng HĐND-UBND huyện Yên Châu, cho biết: Sau khi hoàn thành các bước theo quy định, công chức chuyên môn trình lãnh đạo ký số và chuyển văn thư đóng dấu, trả kết quả cho công dân. Đối với hồ sơ tổ chức, công dân nộp trực tuyến, việc số hóa thực hiện trên hệ thống “một cửa” điện tử. Quá trình số hóa bảo đảm đầy đủ, chính xác dữ liệu của hồ sơ, giấy tờ được số hóa và tính hoàn thiện về nội dung, quy trình số hóa.

Anh Cao Đức Thiện, công chức Tư pháp-Hộ tịch, UBND xã Chiềng Pằn, cho biết: Qua một năm triển khai, việc số hóa hồ sơ TTHC mang lại hiệu quả tích cực, kết quả số hóa hồ sơ TTHC được tái sử dụng giúp giảm giấy tờ, chi phí. Nhất là, thông tin hộ tịch được số hóa, khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, không mất thời gian tìm kiếm sổ hộ tịch gốc như trước, chỉ cần tra cứu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, giảm thời gian giải quyết TTHC.

Đối với các sở, ngành, công tác số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC đang triển khai tích cực. Là đơn vị có 100% TTHC thực hiện dịch vụ công trực tuyến nên việc số hóa hồ sơ của Sở Tài chính luôn đạt cao. Với 22 TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết, Sở khai thác, sử dụng hiệu quả các ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm chuyên dụng, như: Hệ thống quản lý văn bản đi, đến và hồ sơ công việc; phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp; hệ thống quản lý điều hành tài chính ngân sách; kho dữ liệu thu-chi... Hiện nay, 100% cán bộ, công chức cơ quan được cấp chứng thư số, thực hiện ký số văn bản điện tử.

Ông Trương Mạnh Thắng, Phó Giám đốc Sở Tài chính, cho biết: Đẩy mạnh số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC giúp người dân, doanh nghiệp không phải thực hiện các thủ tục kiểm tra, xác nhận hoặc cung cấp lại hồ sơ, giấy tờ, thông tin, kết quả giải quyết đã được số hóa theo quy định. Đồng thời, được trả và công nhận tính pháp lý của kết quả giải quyết TTHC ký số trong tất cả các giao dịch với bộ phận “một cửa”; được giám sát, đánh giá, phản hồi trực tuyến quá trình tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả TTHC của cơ quan nhà nước.

Việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC là nhiệm vụ quan trọng trong xây dựng chính quyền điện tử, nhằm thay đổi thói quen từ làm việc trên giấy sang làm việc trên môi trường mạng. Qua đó, nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công của các cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng tốt hơn yêu cầu cải cách TTHC trong giai đoạn hiện nay.