Hiện, chính sách thuế giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn, chứng từ có nhiều thay đổi, nhiều chuyên gia kinh tế cho rằng, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật, chuẩn hóa quy trình kế toán - tài chính; đồng thời nâng cao năng lực quản trị để hạn chế rủi ro.

Nội dung chuẩn hóa hệ thống sổ sách kế toán là một trong những điểm nhấn quan trọng của Hội nghị đối thoại về thuế và kế toán do Trung tâm Xúc tiến đầu tư và Hỗ trợ doanh nghiệp Hà Nội (Sở Tài chính) tổ chức mới đây, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp rà soát cách thức tổ chức hệ thống kế toán; quản lý chứng từ và dữ liệu; kiểm soát những rủi ro có thể phát sinh từ quy trình, số liệu và sự phối hợp giữa các bộ phận.

Một số chuyên gia chia sẻ, trong thực tế vận hành, doanh nghiệp có thể đồng thời sử dụng nhiều nhóm dữ liệu khác nhau phục vụ quản trị, kế toán, tiền lương và kê khai thuế. Nếu các hệ thống này không được tổ chức thống nhất và thường xuyên đối chiếu, chênh lệch có thể phát sinh ở nhiều khâu như doanh thu, chi phí, tiền lương, công nợ, hàng tồn kho hay dòng tiền. Những chênh lệch tưởng như nhỏ trong quá trình ghi nhận ban đầu có thể trở thành vấn đề lớn hơn khi doanh nghiệp thực hiện kê khai, quyết toán hoặc cần giải trình số liệu.

Do đó, chuẩn hóa sổ sách không đơn thuần là “làm lại” hệ thống kế toán, mà quan trọng hơn là xây dựng một cách thức quản lý dữ liệu thống nhất: số liệu phát sinh được ghi nhận đúng, có chứng từ phù hợp, có khả năng đối chiếu và được kiểm soát xuyên suốt giữa các bộ phận.

Theo Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến đầu tư và Hỗ trợ doanh nghiệp, bà Nghiêm Thị Hoàng Anh, việc chuẩn hóa hóa đơn, chứng từ và dữ liệu kế toán không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là giải pháp nâng cao năng lực quản trị. “Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, hóa đơn, chứng từ được kiểm soát chặt chẽ, doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong quản lý dòng tiền, chi phí và nghĩa vụ thuế, đồng thời hạn chế những sai sót có thể phát sinh”, bà Nghiêm Thị Hoàng Anh cho biết.

Trong quá trình chuyển đổi số, phương thức quản lý thuế đang từng bước chuyển từ quản lý thủ công sang quản lý dựa trên dữ liệu, đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi tư duy quản trị, coi dữ liệu kế toán, hóa đơn và chứng từ là một bộ phận quan trọng của hệ thống quản trị doanh nghiệp, chứ không chỉ là công việc riêng của bộ phận kế toán. “Đây cũng là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao tính minh bạch, giảm rủi ro và phát triển bền vững”, bà Nghiêm Thị Hoàng Anh nhấn mạnh.

Thay vì chỉ xử lý khi phát sinh sai sót, doanh nghiệp cần chủ động xem xét lại cách thức tổ chức các khâu từ mua hàng, bán hàng, hợp đồng, nghiệm thu đến lập và quản lý hóa đơn; đồng thời bảo đảm sự thống nhất giữa dữ liệu kinh doanh, kế toán, hóa đơn và kê khai thuế.

“Thời gian tới, Sở Tài chính sẽ tiếp tục triển khai các chương trình hỗ trợ theo hướng sát hơn với nhu cầu thực tế. Đặc biệt, đối với những lĩnh vực thường xuyên có sự thay đổi như thuế, hóa đơn, chứng từ, doanh nghiệp rất cần những diễn đàn để được trao đổi trực tiếp, giải đáp cụ thể những vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh”, Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến đầu tư và Hỗ trợ doanh nghiệp Nghiêm Thị Hoàng Anh chia sẻ.

Trước đó, Cục Thuế cũng đã có Thư ngỏ gửi các Hiệp hội nghề nghiệp trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán; các đại lý thuế và tổ chức cung cấp dịch vụ kế toán, tư vấn thuế về việc phối hợp tuyên truyền nâng cao tuân thủ pháp luật thuế, kế toán và phòng ngừa hành vi lập từ 2 hệ thống sổ kế toán, tài chính trở lên nhằm che giấu doanh thu.

Theo Cục Thuế, thời gian qua vẫn còn tồn tại tình trạng một số doanh nghiệp sử dụng đồng thời 2 hệ thống sổ kế toán, tài chính trở lên nhằm che giấu doanh thu, làm sai lệch nghĩa vụ thuế. Đây là hành vi vi phạm pháp luật về kế toán và thuế, tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng; đồng thời ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh lành mạnh.

Do vậy, cơ quan Thuế đề nghị tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về kế toán, thuế đến hội viên và khách hàng; làm rõ ranh giới giữa hành vi hợp pháp trong quản trị nội bộ với hành vi vi phạm như lập từ 2 hệ thống sổ kế toán, tài chính trở lên hoặc cung cấp, công bố các báo cáo tài chính có số liệu không đồng nhất trong cùng một kỳ kế toán. Bên cạnh đó, các đơn vị cần cảnh báo các dấu hiệu rủi ro phổ biến trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí, sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Theo Cục Thuế, việc sử dụng song song 2 hệ thống sổ kế toán nhằm che giấu doanh thu, che giấu quy mô hoạt động sản xuất, kinh doanh không chỉ làm thất thu ngân sách Nhà nước mà còn tạo ra sự bất bình đẳng trong môi trường kinh doanh, ảnh hưởng tiêu cực đến kỷ cương pháp luật và niềm tin xã hội đối với việc chấp hành pháp luật thuế.

Do vậy, các nhà cung cấp phần mềm buộc phải chấm dứt ngay việc phát triển, cung cấp, tích hợp hoặc hỗ trợ triển khai các chức năng cho phép khách hàng chạy song song hai hệ thống sổ kế toán trong cùng một kỳ báo cáo.

Hơn thế nữa, hệ thống phần mềm bắt buộc phải được thiết lập cơ chế ghi nhận lịch sử thay đổi dữ liệu, từ đó tự động phát hiện và phát đi cảnh báo sớm đối với các dấu hiệu gian lận thuế. Các phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử được yêu cầu kết nối liền mạch. Mục đích là để tự động truyền tải đầy đủ, chính xác dữ liệu giao dịch kinh doanh thực tế về hệ thống của cơ quan Thuế, ngăn chặn việc doanh nghiệp tự ý chỉnh sửa số liệu trước khi báo cáo.