Trước đây, khi thực hiện thủ tục hành chính (TTHC), người dân thường phải chuẩn bị nhiều loại giấy tờ, từ căn cước công dân, giấy khai sinh, đến giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và các tài liệu liên quan. Có những thông tin đã cung cấp ở thủ tục trước nhưng vẫn phải kê khai lại, sao chụp hoặc chứng thực khi phát sinh giao dịch mới. Với những người ở xa trung tâm xã, phường, việc đi lại nhiều lần để bổ sung hồ sơ càng làm tăng thời gian và chi phí thực hiện. Hiện nay, cùng với việc số hóa hồ sơ và kết nối các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, nhiều thông tin đã có thể được cán bộ tra cứu, đối chiếu trực tiếp trên hệ thống.

Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Mường Cơi, chị Đinh Thị Liên, bản Tân Lang, đến đăng ký khai sinh cho con và được hướng dẫn thực hiện các bước cần thiết trên cơ sở thông tin đã có. Chị Liên chia sẻ: Tôi chỉ cần cung cấp căn cước công dân để cán bộ tra cứu thông tin. Những nội dung đã có trên hệ thống không phải kê khai lại nên thủ tục thuận tiện hơn. Sau khi đăng ký khai sinh, thông tin của con được liên thông với dữ liệu cư trú và bảo hiểm y tế, giúp gia đình giảm thời gian đi lại làm các thủ tục.

Việc khai thác dữ liệu điện tử còn góp phần rút ngắn quá trình giải quyết các thủ tục đất đai, vốn liên quan đến nhiều loại thông tin và yêu cầu đối chiếu giữa các cơ quan. Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Phù Yên, thông tin về người sử dụng đất, địa chỉ và thửa đất được cập nhật trên hệ thống, giúp quá trình thực hiện thủ tục đăng ký biến động đất đai thuận lợi hơn. Anh Nguyễn Văn Linh, tiểu khu 8, xã Phù Yên, chia sẻ: Trước đây, mỗi lần làm thủ tục liên quan đến đất đai, gia đình thường phải chuẩn bị nhiều giấy tờ để đối chiếu. Nay, khi dữ liệu được cập nhật, cán bộ có thể tra cứu những thông tin cần thiết, hướng dẫn bổ sung những nội dung còn thiếu và xử lý hồ sơ theo quy định. Việc thực hiện một số khâu liên quan đến nghĩa vụ tài chính trên môi trường điện tử cũng giúp người dân chủ động theo dõi tiến độ, hạn chế đi lại.

Duy trì và nâng cao những tiện ích dữ liệu số, tỉnh ta đang đẩy mạnh chuẩn hóa dữ liệu trên nhiều lĩnh vực. Riêng đất đai, tỉnh đã đồng bộ trên 1,1 triệu thửa, đạt gần 90%; dữ liệu bảo hiểm xã hội được xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đạt 99,9%. Cùng với chuẩn hóa dữ liệu, tỉnh tập trung mở rộng khả năng kết nối, chia sẻ thông tin giữa các hệ thống. Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh đã kết nối, liên thông với 23 phần mềm chuyên ngành của các bộ, ngành Trung ương, tạo điều kiện để cán bộ tra cứu dữ liệu phục vụ xử lý hồ sơ.

Bà Thái Thị Kim Ngân, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh, cho biết: Việc kết nối dữ liệu dân cư, hộ tịch, đất đai và các hệ thống chuyên ngành giúp cán bộ chủ động khai thác thông tin đã được số hóa để giải quyết các thủ tục phát sinh. Nếu dữ liệu được sử dụng đúng quy trình, người dân sẽ giảm việc kê khai, cung cấp giấy tờ trùng lặp, còn cán bộ có thêm điều kiện rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác của hồ sơ.

Cùng với xây dựng, mở rộng dữ liệu, tỉnh còn tập trung phát triển hạ tầng số dùng chung, đưa Trung tâm dữ liệu tỉnh vào vận hành, phục vụ tích hợp, lưu trữ và khai thác thông tin, hỗ trợ công tác quản lý, điều hành và phát triển chính quyền số. Đến nay, hệ thống đã tích hợp gần 400 danh mục dữ liệu của 18 sở, ngành, phục vụ các lĩnh vực như giáo dục, y tế, tài chính, dịch vụ công và theo dõi việc thực hiện nghị quyết. Cùng với đó, 885 danh mục dữ liệu mở được xây dựng để chia sẻ, công khai thông tin theo quy định, tạo điều kiện cho người dân, doanh nghiệp tiếp cận và khai thác dữ liệu.

Tuy nhiên, hạ tầng và khả năng kết nối chỉ phát huy hiệu quả khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác; đồng thời, cán bộ trực tiếp xử lý hồ sơ chủ động khai thác thông tin thay vì tiếp tục yêu cầu người dân cung cấp lại giấy tờ đã có. Vì vậy, bên cạnh đầu tư công nghệ, các sở, ngành và địa phương cần thường xuyên rà soát, cập nhật dữ liệu; kịp thời phối hợp xử lý những trường hợp thông tin còn thiếu, sai lệch hoặc chưa thống nhất giữa các hệ thống. Cán bộ tại các trung tâm phục vụ hành chính công cần hướng dẫn người dân sử dụng tài khoản định danh điện tử, khai thác dịch vụ công trực tuyến. Việc chia sẻ, sử dụng dữ liệu cũng phải gắn với bảo đảm an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Với mục tiêu “Mỗi thông tin chỉ khai một lần”, việc đẩy mạnh tái sử dụng dữ liệu số được kỳ vọng sẽ tiếp tục tạo chuyển biến trong cải cách TTHC tại Sơn La, giúp người dân thụ hưởng những tiện ích từ quá trình chuyển đổi số, xây dựng nền hành chính ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại, phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân và doanh nghiệp.