Mô hình “4 tại chỗ” gồm: Tiếp nhận tại chỗ, thẩm định tại chỗ, phê duyệt tại chỗ và trả kết quả tại chỗ. Mô hình giúp người dân khi đến Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã chỉ cần nộp hồ sơ một lần và được giải quyết ngay tại chỗ nếu hồ sơ thuộc thẩm quyền cấp xã. Việc thẩm định và phê duyệt được thực hiện ngay tại Trung tâm, giúp rút ngắn thời gian chờ đợi. Kết quả trả trực tiếp tại Trung tâm hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích theo nhu cầu của người dân.

Ghi nhận tại xã vùng cao Kim Bon, ngay sau khi đi vào hoạt động, UBND xã nhanh chóng kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự và đưa Trung tâm Phục vụ hành chính công xã vào hoạt động theo mô hình mới. Đồng thời, xã tập trung rà soát, trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ thông tin, bảo đảm các điều kiện cần thiết cho hoạt động của trung tâm. Xã đã trang bị cho trung tâm máy lấy số thứ tự, màn hình hiển thị số thứ tự, bảng mã QR các bộ TTHC, máy scan và đặc biệt là nâng cấp hệ thống đường truyền internet, bộ phát wifi nhằm tạo thuận lợi cho người dân khi đến thực hiện TTHC có thể tra cứu thông tin hoặc truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia để nộp hồ sơ trực tuyến.

Từ tháng 10/2025, Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Kim Bon triển khai mô hình “4 tại chỗ” trong tiếp nhận và giải quyết TTHC. UBND xã thiết lập quy trình “4 tại chỗ” đối với các thủ tục liên quan đến chứng thực: Chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực vay vốn, chứng thực hộ tịch; thủ tục đăng ký kết hôn đối với công dân trên địa bàn không cần thẩm định; đăng ký khai sinh mới, khai tử, cấp bản sao hộ tịch… Đây là những thủ tục có tính chất đơn giản, số lượng lớn, không yêu cầu thẩm định nhiều cấp nên được UBND xã ưu tiên đưa vào quy trình.

Ông Hà Văn Giáp, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Kim Bon, cho biết: Trước đây, nhiều hồ sơ phải chuyển lên lãnh đạo ký hoặc qua các bộ phận khác thẩm định mất nhiều thời gian. Nay, với các thủ tục nằm trong danh mục “4 tại chỗ”, toàn bộ quy trình được xử lý khép kín ngay tại trung tâm, không phải luân chuyển hồ sơ sang các bộ phận khác như trước. Điều này, giúp rút ngắn thời gian xử lý, tạo thuận lợi lớn cho người dân khi đến giải quyết TTHC.

Triển khai được quy trình “4 tại chỗ”, phường Chiềng Sinh đã đầu tư đồng bộ hệ thống cơ sở vật chất và hạ tầng CNTT, đáp ứng yêu cầu xử lý hồ sơ thủ tục trên môi trường mạng; đồng thời, phối hợp chặt chẽ với Công an phường trong việc tra cứu, thẩm định cơ sở dữ liệu về dân cư, bảo đảm các thông tin khai báo của người dân chính xác, đúng, đủ.

Về nhân lực, UBND phường bố trí riêng một cán bộ tư pháp để thẩm định hồ sơ tại chỗ, trình ký, đóng dấu và trả kết quả. Ông Lò Phong Nam, Chủ tịch UBND phường Chiềng Sinh, chia sẻ: Từ khi triển khai quy trình “4 tại chỗ”, năng suất xử lý hồ sơ thủ tục tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phường được nâng cao rõ rệt. Trung tâm tiếp nhận và xử lý khoảng 50 hồ sơ chứng thực/ngày, có thời điểm lên tới 70 hồ sơ. Nhờ áp dụng quy trình “4 tại chỗ”, thời gian xử lý được rút ngắn, mỗi hồ sơ mất 10-15 phút để hoàn thành.

Đối với xã Mường Giôn, mô hình “4 tại chỗ” được Trung tâm Phục vụ hành chính công xã xác định là một trong những giải pháp trọng tâm giúp nâng cao hiệu quả phục vụ. Toàn bộ quy trình của các TTHC nằm trong danh mục “4 tại chỗ” được xử lý ngay tại Trung tâm. Cán bộ, công chức tại Trung tâm được quán triệt quy trình tiếp nhận, chủ động khai thác dữ liệu điện tử, tuyệt đối không yêu cầu công dân xuất trình, nộp các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID hoặc trên hệ thống. Nhờ vậy, việc giải quyết TTHC nhanh chóng, thuận lợi. 

Bà Lò Thị Nhung, bản Bo Xanh, xã Mường Giôn, cho biết: Trung tâm niêm yết công khai mã quét các bộ TTHC, giúp người dân tìm hiểu trước các bước thực hiện thủ tục mà mình quan tâm. Ngoài ra, bố trí công chức hỗ trợ bà con khi đến thực hiện thủ tục. Nhờ vậy, việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục nhanh chóng, thuận lợi. Chúng tôi rất hài lòng về sự đổi mới trong phương thức phục vụ của chính quyền xã.

Có thể khẳng định, mô hình “4 tại chỗ” đã góp phần khắc phục tình trạng chậm trễ, đùn đẩy, né tránh và giảm phiền hà, sách nhiễu, tiêu cực trong quá trình giải quyết TTHC cho người dân và doanh nghiệp. Toàn bộ hồ sơ giao việc được thực hiện trên phần mềm, giúp đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng bộ phận, từng cá nhân. Khi phát sinh hồ sơ chậm, muộn, dễ dàng truy vết để xác định và xử lý trách nhiệm. Từ đó, nâng cao trách nhiệm cán bộ, công chức các phòng, ban, đơn vị được giao thực hiện giải quyết TTHC.

Với phương châm “nhanh chóng - công khai - minh bạch - vì nhân dân phục vụ”, mô hình “4 tại chỗ” là bước đột phá trong chuyển đổi sang tinh thần phục vụ của chính quyền địa phương hai cấp. Qua đó, tạo sự chuyển biến mạnh mẽ về tư tưởng, nhận thức, phong cách làm việc, góp phần đẩy mạnh cải cách TTHC, xây dựng chính quyền gần dân, phục vụ nhân dân.