Theo hướng dẫn, nguyên tắc quan trọng nhất trong quá trình sắp xếp là công khai, minh bạch, không làm giảm cơ hội tiếp cận giáo dục của học sinh; không sáp nhập trong trường hợp khoảng cách địa lý quá xa hoặc giao thông không thuận lợi, nhằm bảo đảm an toàn, thuận tiện cho học sinh đến trường, đặc biệt ở vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn. Mục tiêu là vừa sử dụng hiệu quả nguồn lực về cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên và tài chính, vừa bảo đảm quyền học tập của trẻ em.

Hướng dẫn cũng nêu rõ việc sắp xếp phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng cơ sở giáo dục, kế thừa các kết quả đã triển khai trước đây, đồng thời phù hợp với chủ trương tinh gọn bộ máy của Bộ Chính trị, Ban Bí thư. Các cơ sở giáo dục cần bảo đảm hoạt động hiệu lực, hiệu quả, không chồng chéo và không bỏ sót chức năng.

Việc sắp xếp cũng phải tuân thủ các quy định về quy mô trường, lớp, tiêu chuẩn cơ sở vật chất, định mức giáo viên, gắn với quy hoạch dân số, mật độ dân cư và điều kiện địa lý. Không được sáp nhập trường mầm non với trường phổ thông, cũng như không sáp nhập cơ sở giáo dục thường xuyên với trường phổ thông. Việc sắp xếp các trung tâm giáo dục thường xuyên phải phù hợp với nhu cầu học tập suốt đời của người dân.

Việc tổ chức thực hiện theo ba bước gồm: Rà soát, đánh giá hiện trạng mạng lưới; xây dựng phương án sắp xếp; chuẩn bị các điều kiện triển khai. Đối với cơ sở mầm non và phổ thông, chỉ được sáp nhập trong phạm vi một xã. Các điểm trường có điều kiện thuận lợi sẽ được ưu tiên giữ lại, còn điểm trường lẻ không đạt chuẩn tối thiểu sẽ bị giải thể. Tuy nhiên, cơ sở vật chất tại điểm trường chính phải được chuẩn bị đầy đủ trước khi thực hiện dồn ghép. 

Trong sắp xếp phải bảo đảm mỗi đơn vị hành chính cấp xã có ít nhất một trường mầm non, một trường tiểu học và một trường trung học cơ sở. Trong trường hợp đặc biệt, có thể tổ chức trường phổ thông nhiều cấp học, nhưng phải bố trí khu riêng biệt cho từng cấp và bảo đảm điều kiện dạy học. Công văn cũng khuyến khích mô hình trường nhiều cấp học tại khu vực dân cư thưa thớt hoặc có điều kiện đi lại khó khăn, đồng thời xem xét sáp nhập các trường nhỏ dưới chuẩn trong cùng địa bàn xã theo lộ trình.

Đối với giáo dục thường xuyên, yêu cầu sáp nhập các trung tâm giáo dục nghề nghiệp - giáo dục thường xuyên thành trung tâm liên phường, xã, gắn với chức năng và cơ cấu tổ chức. Các trung tâm học tập cộng đồng được tổ chức theo địa bàn cấp xã, bảo đảm mỗi xã có một trung tâm để phục vụ nhu cầu học tập cộng đồng.

UBND cấp tỉnh được giao trách nhiệm chỉ đạo rà soát, đánh giá hiện trạng mạng lưới, xây dựng phương án sắp xếp phù hợp với đặc thù địa phương. Sở Giáo dục và Đào tạo chủ trì tham mưu, tổ chức triển khai. Các cơ sở giáo dục phải lập báo cáo tự đánh giá, tăng cường tuyên truyền để tạo sự đồng thuận trong cán bộ, giáo viên, phụ huynh, học sinh và cộng đồng.

Đây là bước đi quan trọng nhằm tổ chức lại hệ thống trường lớp theo hướng khoa học, tinh gọn và hiệu quả. Việc thực hiện đồng bộ sẽ giúp nâng cao chất lượng giáo dục, bảo đảm công bằng trong tiếp cận tri thức, đồng thời củng cố hiệu lực quản lý nhà nước và sử dụng hợp lý các nguồn lực.